एमएस वर्ड में मेल मर्ज क्या है
(What is MS Word Mail Merge in Hindi)
मेल मर्ज क्या है?
इसके बारे में सोचो। कैसे आप ऑफिस का पत्र, आमंत्रण पत्र, प्रवेश पत्र आदि सैकड़ों लोगों को एक साथ कम समय में भेज सकते हैं। यह मेल मर्ज के प्रयोग से संभव है। दोस्तों आज पूरी दुनिया में इंटरनेट का इस्तेमाल किया जाता है और अगर आप कंप्यूटर में माइक्रोसॉफ्ट एप्लीकेशन (माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस) का इस्तेमाल करते हैं तो आपने एमएस वर्ड की एक महत्वपूर्ण विशेषता मेल मर्ज का नाम जरूर सुना होगा। . लेकिन ज्यादातर यूजर्स इस जरूरी फीचर का इस्तेमाल नहीं करते हैं। यह फीचर कितना जरूरी है, यह आप आगे जानेंगे।
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मेल मर्ज का उपयोग क्या है?
एमएस वर्ड में मेल मर्ज एक ऐसी सुविधा है जिसके द्वारा "कम से कम समय में कई या अलग-अलग पत्र (निमंत्रण कार्ड, व्यक्तिगत पत्र, कार्यालय पत्र आदि) कई उपयोगकर्ताओं को भेजने के लिए उपयोग किये जा सकते हैं।" हम मेल मर्ज फीचर का इस्तेमाल उस स्थिति में ज्यादा उपयोग करते हैं, जब यूजर को किसी एक पत्र को या सूचना को लाखों लोगों तक पहुंचाने की आवश्यकता होती है। मेल मेल को एक उदाहरण की मदद से भी समझा जा सकता है।
उदाहरण के लिए, यदि हमें 500 अलग-अलग लोगों को उनके नाम और पते के साथ एक पत्र या सूचना भेजनी है, तो ऐसी स्थिति में हमें उन सभी लोगों के लिए इस पत्र या जानकारी को 500 बार कॉपी-पेस्ट करना होगा और उन्हें अलग-अलग भेजना होगा। नाम-पता जोड़ना पड़ेगा, इससे हमारा काफी समय निकल जाएगा। ऐसे समय में हम एक डेटाबेस बना सकते हैं, जिसमें सभी प्राप्तकर्ताओं के नाम, पते और अन्य जानकारी शामिल होगी। यह डेटाबेस फ़ाइल MS Excel या MS Access की होती है।
हम इस डेटाबेस को अपने लेटर डॉक्यूमेंट से जोड़ते हैं, फिर आप इस लेटर में डेटाबेस की फाइल डालें। इसके बाद मेल मर्ज की सहायता से डाटाबेस में सम्मिलित अभिलेखों के आधार पर पत्रों की जितनी प्रतियाँ तथा प्रत्येक नाम, पता या अन्य सूचनाएँ एकत्रित करता है।
मेल मर्ज मुख्य रूप से ग्राहक, ग्राहक या सामान्य व्यक्तियों को बल्क में मेल भेजने की
प्रक्रिया को स्वचालित करता है।
मेल मर्ज के क्या फायदे हैं?
• समय बचाने वाला -
मेल मर्ज तब बहुत महत्वपूर्ण होता है जब हमें कई समान दस्तावेज़ बनाने होते हैं और अधिकांश पाठ समान रहता है। लेकिन कई दस्तावेजों में कोई न कोई बात अनोखी रहती है। इस तरह मेल मर्ज हमारे समय और मेहनत की बचत करता है।
• तेज़ -
हम अपने प्राप्तकर्ताओं, कर्मचारियों, कर्मचारियों को तेज़ी से दस्तावेज़ भेजने के लिए मेल मर्ज का उपयोग कर सकते हैं।
• लचीलापन -
हम मेल मर्ज का उपयोग अक्षरों, पोस्टकार्ड और लेबल आदि को मर्ज करने के लिए कर सकते हैं, साथ ही मेल मर्ज टेम्प्लेट में कस्टम कलर ग्राफिक्स, टाइपोग्राफी आदि जोड़ सकते हैं। कुछ सुविधाओं में, हम मेल मर्ज में अपनी हस्तलिखित लिखावट का उपयोग कर सकते हैं। यह आपको कई विकल्प प्रदान करता है।
• लागत बचत -
मेल मर्ज से हमारा समय और धन दोनों की बचत होती है। महंगे लेटरहेड खरीदने से हमें बचाता है, मेल मर्ज की मदद से हम टेम्प्लेट को आसानी से बनाए रख सकते हैं और जरूरत पड़ने पर उन्हें प्रिंट कर सकते हैं।
• सरलता (आसान करें) -
मेल मर्ज का लाभ यह है कि मेल मर्ज का उपयोग करके कंपनी या कार्यालयों के कर्मचारियों को मानक पत्र लिखकर भेजा जा सकता है। इसके लिए कंपनियों या कार्यालयों को मैन्युअल रूप से बार-बार प्रत्येक नाम और पता बदलने की जरूरत नहीं है। मेल मर्ज सैकड़ों पत्र और लिफाफे बनाने में सक्षम है। यदि किसी व्यक्ति को कोई पत्र या सूचना भेजी जाती है तो ऐसा प्रतीत होता है कि किसी को पत्र अलग-अलग प्रकार से लिखा गया है।
• पुन: उपयोग टेम्पलेट -
यह एमएस वर्ड में मेल मर्ज की एक महत्वपूर्ण विशेषता है। जो डेटाबेस में संग्रहीत नाम और पते के लिए एक व्यक्तिगत पत्र, ग्रीटिंग कार्ड संचार बनाने का काम करता है और एक बार जब आप टेम्पलेट का उपयोग कर लेते हैं, तो आप इसे भविष्य में फिर से उपयोग कर सकते हैं।
• अपनी पसंद के अनुसार बदलें (संपादित करें आपको पसंद है) -
हाँ, हम मेल मर्ज की मदद से जो भी संपादन या अनुकूलन करना चाहते हैं, आसानी से कर सकते हैं। मेल मर्ज की मदद से टेबल्स, ग्राफिक्स, कलर्स आदि को जोड़ा जा सकता है। इसके साथ ही यदि हम किसी सुविधा को लागू करना चाहते हैं तो बार-बार सभी दस्तावेज़ों को बदलने की आवश्यकता नहीं होती है, मुख्य दस्तावेज़ को बदलने पर यह स्वचालित रूप से सभी दस्तावेज़ों में बदल जाता है।
• साफ-सुथरा और पेशेवर -
मेल मर्ज की खासियत यह है कि यह आपके काम को साफ-सुथरा और पेशेवर बनाता है। इसका उपयोग करके हम अपने स्रोत डेटा को छोटी सूचना इकाइयों में विभाजित करते हैं। जिसके कारण हम सूचनाओं के साथ लचीले हो जाते हैं, यह आपके काम को साफ-सुथरा पेशेवर बनाता है।
• सशर्त स्वरूपण और विकल्प -
हम प्राप्तकर्ता की आवश्यकता के अनुसार दस्तावेज़ को संपादित या अनुकूलित कर सकते हैं, साथ ही दस्तावेज़ को और अधिक स्वरूपित करने के विकल्प भी हैं।
दोस्तों अब आप मेल मर्ज के फायदों के बारे में काफी कुछ समझ गए होंगे। अब हम जानेंगे कि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड प्रोग्राम मेल मर्ज का उपयोग कैसे करें।
एमएस वर्ड में मेल मर्ज का उपयोग कैसे करें?
दोस्तों यहाँ पर मैं आपको Screenshots की मदद से Mail Merge के बारे में बिंदुवार बताऊँगा जिससे आपको आसानी से समझ आ जायेगा।
• दोस्तों सबसे पहले आप कंप्यूटर में MS इनस्टॉल कर सकते हैं। वर्ड फाइल को वर्ड में खोलें। फाइल ओपन होने के बाद आपको मेलिंग का ऑप्शन दिखेगा उस मेलिंग ऑप्शन पर क्लिक करें।
• इसके बाद आपको स्टार्ट मेल मर्ज का एक विकल्प दिखाई देगा, उस पर क्लिक करें! क्लिक करने के बाद आपको कई विकल्प दिखाई देंगे।
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• इसमें आपको पत्र, ईमेल संदेश, लिफाफा, लेबल, डायरेक्टरी, नॉर्मली वर्ड डॉक्यूमेंट, स्टेप बाय स्टेप मेल मर्ज विजार्ड जैसे विकल्प नहीं दिख रहे होंगे, स्टेप बाय स्टेप मेल मर्ज विजार्ड का विकल्प चुनें।
• यदि आप उस दस्तावेज का चयन करते हैं जिसमें आप काम करना चाहते हैं, जैसा कि मैंने लेटर के विकल्प को चुना है, तो आपको सबसे नीचे स्टार्टिंग डॉक्यूमेंट का विकल्प दिखाई देगा, इसे क्लिक करें।
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• इसके बाद आपको यूज द करेंट डॉक्यूमेंट का विकल्प दिखाई देगा, उस पर क्लिक करें, नीचे नेक्स्ट :सेलेक्ट रेसीपिएंट्स के विकल्प पर क्लिक करें।
• यदि आपने पहले से कोई सूची बना ली है, तो आप उसे ब्राउज़ कर सकते हैं, अन्यथा हम
• एक सूची तैयार करनी होती है, इसके लिए Type A New List के विकल्प को चुनना होता है। इसके बाद ठीक नीचे क्रिएट बटन पर क्लिक करें।
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• यहां आप क्रमशः उन लोगों का नाम, पता, शहर, पिन कोड टाइप करें। जिनके लिए आप यह पत्र तैयार कर रहे हैं। एक व्यक्ति का डाटा टाइप करने के बाद New entry for the next person पर क्लिक करें। इस प्रकार सभी लोगों की जानकारी की एक सूची बना लें और फिर ओके बटन पर क्लिक करें।
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• ओके बटन पर क्लिक करने पर आपके सामने इस डाटा को सेव करने का ऑप्शन शो होगा, फिर आप इस फाइल को कंप्यूटर में जहां सेव करना चाहते हैं वहां सेव कर सकते हैं। अब आपकी लिस्ट तैयार है।
• इसके बाद दायीं ओर की विंडो के नीचे राइट योर लेटर का विकल्प है, इसे क्लिक करें। क्लिक करने पर आपको मेन डॉक्यूमेंट में ग्रीटिंग लाइन, इलेक्ट्रॉनिक पोस्ट पेज और अधिक आइटम का विकल्प मिलेगा, आप इसे मेन डॉक्यूमेंट में डाल सकते हैं।
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• अब यहां हमारी प्रक्रिया पूरी हो गई है और हम अपने द्वारा तैयार किए गए डेटा स्रोत को प्रिंट कर सकते हैं।
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• लेटर को पूरा टाइप करने के बाद आपको यहां राइट साइड विंडो में नेक्स्ट प्रीव्यू योर लेटर्स के विकल्प पर क्लिक करना होगा।
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• अब यदि आप इन अक्षरों को अलग-अलग देखना चाहते हैं तो Edit इंडिविजुअल लेटर's पर क्लिक करें। यहां आपके सामने कुछ ऑप्शन शो होंगे, अगर आप सभी अक्षरों को अलग-अलग देखना चाहते हैं तो सभी पर क्लिक करें!
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• आप देख सकते हैं कि सभी लोगों के नाम, पते आदि रिकॉर्ड तैयार किए गए थे। उन सभी लोगों के नाम पते आदि के अलग-अलग अक्षर दिखाई दे रहे हैं। अब आप इन पत्रों को अलग-अलग भी प्रिंट कर सकते हैं। साथ ही पत्रों को अलग से छापकर लिफाफे के साथ डाक में डालने की भी तैयारी है।
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तो दोस्तों इस तरह से आपने आज जाना की मेल मर्ज क्या है? मेल मर्ज के क्या फायदे हैं? मेल मर्ज एमएस का उपयोग करना। वर्ड में कैसे करें? और आप Ms Word में Mail Merge का इस्तेमाल कैसे कर सकते है। मुझे आशा है कि यह जानकारी आपके लिए उपयोगी सिद्ध होगी। आशा है कि अब आप जान गए होंगे कि मेल मर्ज क्या है और इसके क्या फायदे हैं! इसी तरह की अन्य जानकारी के लिए आप हमें कमेंट करके बता सकते हैं।
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